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Unser Kunde einer der größten Anbieter von Fachinformationen im deutschsprachigen Raum, suchte nach einer transparenteren Einsicht in die Arbeitsabläufe der zentralen Serviceabteilungen. Bisher fehlt eine genaue Übersicht über die Auslastung, was dazu führte, dass konkrete finanzielle Aufwände den Aufgabengebieten nicht zugeordnet werden können
Das Projektziel war die Erfassung der aktuellen Tätigkeiten, Zeitaufwände und Personalkosten in den zentralen Serviceabteilungen des Kunden. Dazu sollte ein Gesprächsleitfaden und ein Dokumentationssystem erstellt werden. In Interviews mit 45 Mitarbeitern war das Ziel, Aufgabenbereiche, Tätigkeiten und Zeitaufwände abgefragt. Mit den gewonnenen Erkenntnissen soll die Berechnung der Auslastung und Personalkosten je Abteilung (monatlich/jährlich) durchgeführt werden. Anschließend sollten Optimierungsbereiche identifiziert, und erste Handlungsempfehlungen erarbeitet und gemeinsam besprochen werden.
Nach Projektstart analysierte das Projektteam die Organisationsstruktur der zentralen Serviceabteilungen und erstellten ein detailliertes Organigramm. Parallel dazu wurde eine methodische Vorgehensweise für die geplante Abfrage von Aufgabenbereichen und Tätigkeiten entwickelt. Interviews mit 45 Mitarbeitern wurden vorbereitet und koordiniert.
Durch strukturierte Interviews erfasste das Team Aufgabenbereiche, Tätigkeiten und Zeitaufwände in den zentralen Serviceabteilungen. Die gewonnenen Informationen wurden in ein Dokumentationssystem eingetragen, in einer ersten Ergebnisbesprechung wurde der aktuelle Stand sowie Herausforderungen und Best Practices diskutiert.
In der Datenanalyse wurden Informationen ausgewertet, um aussagekräftige Kennzahlen zur Auslastung zu berechnen. Wir ermittelten Personalkosten je Tätigkeit, stellten Soll- und Ist-Arbeitszeiten gegenüber und identifizierten Optimierungspotenziale. In einer finalen Ergebnisbesprechung wurden die berechneten Personalkosten und Auslastung gemeinsam diskutiert, und schließlich wurden die Optimierungsbereiche detailliert beschrieben.
