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Das Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Tourismus Baden-Württemberg hatte das Management des Projektes „Baden-Württemberg Haus auf der EXPO 2020 Dubai“ an die BW Expo 2020 Dubai GmbH vergeben. Dieses Projekt wurde größtenteils vom Ministeriums selbst finanziert. Daneben gab es aber auch andere Einnahmequellen. Die zunächst über ein einfaches EXCEL-Tool verwaltete Finanzplanung und -verwaltung wurde mit der zunehmenden Anzahl an Sponsoren und anderen Finanzierungsquellen wie auch aufgrund der Abrechnung im Innland und im Ausland sehr komplex, und das bis dahin genutzte Excel-Tool nicht mehr ausreichend. Aus diesem Grunde musste ein neues Tool erarbeitet werden, das die Komplexität abbilden konnte und dennoch übersichtlich und einfach zu verstehen war. Eine klare Deadline wurde gesetzt, um das Tool zu überarbeiten und neu zu gestalten. Dies konnte mit den internen Kapazitäten der Management-GmbH nicht umgesetzt werden, weswegen die JBT als Dienstleister beauftragt wurde.
Das Hauptziel war die Erstellung eines optimierten Excel-Tools, das die Finanzplanung und -verwaltug transparent und verständlich darstellt. Das Tool sollte nicht nur übersichtlich sein, sondern auch potenzielle Fehlerquellen durch Vermeidung von Redundanzen und die Integration von Verweisen eliminieren.
Konzepterstellung: Auf Basis der Analyse von vorhandenen Daten und den Darstellungsanforderungen der beteiligten Stakeholder wurde ein Konzept für das neue Tool entwickelt.
Konzeptumsetzung im Livebetrieb: Das entwickelte Konzept wurde implementiert. Dabei wurden die vorhandenen Daten integriert und durch mehrere Feedback-Schleifen mit den Stakeholdern finalisiert, um sicherzustellen, dass das Tool den Anforderungen entspricht.
Ergebnisübergabe: Nach der Fertigstellung wurde das Tool dem Kunden übergeben. Dies beinhaltete umfangreiche Erklärungen zur weiteren Nutzung und zur Bedienung des Tools.
Wartung (nicht Teil des Projektumfangs): Nach der Übergabe boten wir einen zuverlässigen Wartungsservice für Anpassungen des Tools über die gesamte Nutzungsdauer hinweg.
Ergebnis: Das neu gestaltete Excel-Tool erfüllte alle Anforderungen und war sowohl übersichtlich als auch leicht zu bedienen. Durch die Vermeidung von Redundanzen und den umfassenden Einsatz von Formeln und VBA- Programmierung wurde die Fehleranfälligkeit minimiert. Das Tool wurde erfolgreich an den Kunden übergeben und erfüllte seinen Zweck in der transparenten Darstellung der Finanzplanung für das Projekt Baden-Württemberg Expo 2020 Dubai.
