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Das Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Tourismus Baden-Württemberg vergab das Management des Projekts „Baden-Württemberg Haus auf der EXPO 2020 Dubai“ an die BW Expo 2020 Dubai GmbH. Das Projekt wurde größtenteils durch das Ministerium selbst finanziert, aber auch durch andere Einnahmequellen unterstützt. Mit der wachsenden Anzahl von Sponsoren und verschiedenen Finanzierungsquellen sowie der komplexen Abrechnung im In- und Ausland erwies sich das bisherige Excel-Tool zur Finanzplanung und -verwaltung als unzureichend. Aus diesem Grund wurde ein neues Tool entwickelt, das die erforderliche Komplexität abbilden und gleichzeitig übersichtlich und verständlich sein sollte. Eine klare Deadline wurde gesetzt, um das Tool rechtzeitig zu überarbeiten und neu zu gestalten. Da die BW Expo 2020 Dubai GmbH nicht über ausreichende interne Kapazitäten verfügte, wurde das JBT als Dienstleister beauftragt.
Das Hauptziel bestand darin, ein optimiertes Excel-Tool zu erstellen, das die Finanzplanung und -verwaltung transparent und verständlich darstellt. Das Tool sollte übersichtlich sein und potenzielle Fehlerquellen durch die Vermeidung von Redundanzen und die Integration von Verweisen eliminieren.
1. Konzepterstellung: Basierend auf der Analyse vorhandener Daten und den Anforderungen der Stakeholder wurde ein Konzept für das neue Tool entwickelt.
2.Konzeptumsetzung im Livebetrieb: Das entwickelte Konzept wurde implementiert, wobei bestehende Daten integriert und durch mehrere Feedback-Schleifen mit den Stakeholdern finalisiert wurden.
3.Ergebnisübergabe: Nach der Fertigstellung wurde das Tool dem Kunden übergeben, einschließlich ausführlicher Erklärungen zur Nutzung und Bedienung.
4.Wartung: Die Wartung des Tools über die gesamte Nutzungsdauer hinweg wurde nicht explizit im Projektumfang erwähnt, jedoch bot das Team einen zuverlässigen Service für Anpassungen an.
Ergebnis: Das neu gestaltete Excel-Tool erfüllte alle Anforderungen und erwies sich als übersichtlich und einfach zu bedienen. Durch die Vermeidung von Redundanzen und den umfassenden Einsatz von Formeln und VBA-Programmierung wurde die Fehleranfälligkeit minimiert. Das Tool wurde erfolgreich an den Kunden übergeben und diente zur transparenten Darstellung der Finanzplanung für das Projekt „Baden-Württemberg Expo 2020 Dubai“
