Der digitale Aktenschrank

Ein papierloses Büro – wie der Name schon verrät handelt es sich dabei um digital abgelegte Dokumente, Ordner, Verträge oder Skizzen. Das gesamte Büro kann praktisch „decluttered“ und von Papierbergen befreit werden, indem alles auf dem Computer abgespeichert wird. Gerade heute mit Blick auf Digitalisierung erscheint es sinnvoll, auch sein eigenes Büro papierlos zu gestalten und sich dem Trend des „Online-Büros“ anzuschließen.

Doch warum lohnt es sich eigentlich das eigene Büro oder den Arbeitsplatz möglichst papierlos zu halten? Auf der Hand liegt, dass man viel weniger lose Blätter auf dem Schreibtisch herumfliegen hätte. Außerdem muss man sich nicht mehr über den Kollegen ärgern, der Dokumente falsch in Ordner sortiert und man diese dann nicht wiederfindet, da man online ganz einfach den Namen des Dokuments suchen kann. So findet man auch Dokumente wieder, die vielleicht in den falschen Ordner gerutscht sind. Dies erspart einem eine Menge Arbeit und erhöht so nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zufriedenheit.

Des Weiteren hat man den Vorteil Dokumente sofort per Mail, Instant Messenger etc. zu versenden, da sie schon digital abliegen. Kein lästiges Scannen und Kopieren mehr, wenn das Dokument von vorneherein auf dem Computer erstellt wurde.

Doch wie schafft man das Ganze? Schließlich muss man erstmal von einem Büro voller Papier auf das papierlose Büro umsteigen können. Dabei können zum Beispiel Dokumentenmanagement-Programme wie Dolphin den Start erleichtern. In einem ersten Schritt müssen Papierdokumente eingescannt und abgelegt werden, sodass sie digital zur Verfügung stehen. Dabei können zum Beispiel Dienstleister wie DropScan assistieren.

Liegen alle Dokumente in digitaler Form vor, ist es wichtig sie richtig zu benennen. Dafür kann beispielsweise die Form Datum_Schlagwort (Bsp.: 2018_08_13_Papierloses_Büro_Post) hilfreich sein. Hilfsprogramme wie Belvedere (Windows) und Hazel (Apple) können dafür sorgen eine noch bessere Struktur in die Online-Archive zu bringen. Falls dies nicht ausreichend ist, können Document Management Systeme (DMS) eingesetzt werden, die durch Filter- und Suchfunktionen gut geeignet sind, wenn eine Vielzahl von Mitarbeitern auf dieselben Dokumente zugreifen muss. Im Zuge dessen kann auch eine Cloud eingerichtet werden. Die Pflege dieser Systeme und der Aufbereitung sollte nicht unterschätzt werden.

Was außerdem berücksichtigt werden muss, ist, dass Mitarbeiter teilweise nicht über die EDV-Kenntnisse verfügen, die benötigt werden. Daher sind Schulungen vorab essentiell, um Mitarbeiterzufriedenheit zu gewährleisten und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle mit dem System und der Ablagerung vertraut sind. Dies ist auch wichtig, um die Sicherheit der Dokumente zu gewährleisten.

Alles in allem kann man also sagen, dass das papierlose Büro einige Vorteile gegenüber der nicht-digitalen Version hat. Ob und wie Unternehmen diese Möglichkeit nutzen, bleibt ihnen selbst überlassen. Mit Hinblick auf unsere sich immer weiter entwickelnde Welt und die ganzen technischen Fortschritte, die damit verbunden sind, ist es sicherlich nicht verkehrt sich jetzt mit dem Thema auseinanderzusetzen.

 

Autor: Katharina Harm

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